Internationale Veranstaltungen sind eine Herausforderung für den Veranstalter, die Kommissionen und die Organisatoren. Für die Deutsche Keramische Gesellschaft e.V. (DKG) stellte sich die Herausforderung beginnend im Jahr 2005 als die Autoren für über 600 Vorträge aus allen Kontinenten zur "10th International Conference and Exhibition of the European Ceramic Society" im Juni 2007 nach Berlin  eingeladen werden sollten. Alle Autoren müssen sich registrieren und ihre Vorträge durch eine internationale Jury bewerten lassen. Dieses Projekt hat die DKG durch ein Congress-Portal der Autowork GmbH & Co. KG realisieren lassen.

Die Deutsche Keramische Gesellschaft e.V. in Köln veranstaltet regelmäßig Kongresse und auch kleinere Veranstaltungen. Für die möglichst reibungslose Abwicklung der Veranstaltungen ist eine Software entwickelt worden, die mittels Web-Benutzeroberfläche die verschiedenen Aufgaben begleitet.

Als wesentliche Merkmale sind die Administration mehrerer Veranstaltungen mit dem gleichen System und der damit verbundenen Rechtestruktur für die Benutzer  bzw. Anwender zu definieren.
Die Verwaltung der Inhalte ist in die administrativen Bereiche für den Veranstalter und die Selbstadministration für die Teilnehmer und Autoren unterteilt.

Alle Inhalte werden durch Einstellungen oder Editoren im System hinterlegt. Zur Selbstadministration der Teilnehmer und Autoren ist die Abrechnungsmöglichkeit via Internet-Bezahlsystem PayPal möglich.

Die Ausgabe der verwalteten Inhalte bezieht sich auf die Programme, deren Zeit und Raumpläne sowie auf die allgemeinen veranstaltungsbezogenen Daten.
Die Gestaltung kann durch Veränderung von Titel, Logos und Farbwerten der WWW-Oberfläche für die jeweilige Veranstaltung angepasst werden. Das System erlaubt mehrsprachige Ansprache der Benutzer. 

Bausteine der Softwarelösung:

Das Portal erlaubt es für jeden Kongress eine eigene Darstellung und Verwaltung zu wählen. Hierdurch ist es möglich verschiedene Veranstaltungen parallel zu administrieren. Die jeweiligen Teilnehmer können kongressübergreifend ihre Registration vornehmen. Die Homepage des "10th International Conference and Exhibition of the European Ceramic Society" ist im folgenden abgebildet.

Ansicht der Startseite:

Die Navigation ermöglicht es dem Besucher sich über die verschiedenen Themen und Veranstaltungen zu informieren. Nach der Anmeldung stehen den Autoren weitere Optionen zur Verfügung. Im wesentlichen sind dies:

• Anmeldung eines oder mehrerer Vorträge (Paper Submission)
• Anmeldung eines Posters
• Änderung der persönlichen Kontaktdaten
• Hotelreservierung
• Zahlungsausführung online via PayPal

Die Administration verfügt über ein Rechte- und Usermanagement um die verschiedenen Nutzer zu verwalten. Im wesentlichen:

• Super Admin
• Kongress Admin
• Kommissionsmitglieder
• Besucher und Autoren

Die Daten der Benutzer können im Adminbereich verwaltet werden.

Adminbereich Usermanagement

Die Administration verfügt über ein integriertes Management der Veranstaltungsorte und aller zur Veranstaltungsverwaltung notwendigen Einstellungen , Registrierungen und Anmeldungen.

Die Hauptmenüs unterteilen sich in:

Information pages

Redaktionelle Seiten für die jeweilige Veranstaltung mit CRM System zur Erstellung von WEB-Inhalten für die Ankündigung und Verwaltung der jeweiligen Kongresse und Veranstaltungen.

Congress

Verwaltung der verschiedenen Veranstaltungen, die gleichzeitig oder versetzt ablaufen.

Symposia

Hauptthemen der Veranstaltungen mit jeweiligen Beschreibungen und systematischen Anlagen.

Usermanagement

Die Administration verfügt über ein Rechte- und Usermanagement um die verschiedenen Nutzer zu verwalten. Im wesentlichen:

• Super Admin
• Kongress Admin
• Kommissionsmitglieder
• Besucher und Autoren

E-Mail

Template gestütztes Mailingsystem um verschiedene Nutzergruppen zu informieren. 

Task view

Workflowmanagement zur Kategorisierung von mehreren hundert Vorträgen für die jeweiligen Veranstaltungen.

Im Weiteren lassen sich die Veranstaltungstypen und Raum- und Stundenpläne errechnen und ausgeben.

• Presentation Types
• Days
• Rooms  
  

Anfragen zu Veranstaltungsmanagement-Software richten Sie an uns unter +49 (0)700 AUTOWORK oder +49 (0) 211 2003939. Wir freuen uns auf ein interessantes Gespräch.